Как выглядит плохой процесс и что с ним делать

Почему процесс может работать — и всё равно быть плохим

В компании кипит работа: сотрудники на связи, задачи закрываются, выручка вроде бы идёт. Но руководитель постоянно тушит пожары, сроки срываются, менеджеры забывают об обещаниях, а прибыль остаётся на прежнем уровне. Это — классическая ситуация, когда оптимизация бизнес процессов в организации просто необходима, но её всё ещё откладывают.

Мы в ПроКонсалт регулярно сталкиваемся с такими кейсами: компания растёт, но процессы остаются “ручными”, передаются устно, завязаны на конкретных людях. Внешне бизнес работает, но внутри — каша, потери и перегруз. Чтобы понять, с чего начать порядок, важно увидеть, что именно делает процесс “плохим”.

Признаки плохого процесса: как понять, что вы в ловушке

Вот типовые симптомы:

• Все действия происходят “по привычке”, без документации или регламентов.
  
  
• Каждый отдел работает сам по себе, информация теряется на стыках.
  
  
• Одни и те же задачи делают два разных человека.
  
  
• Много времени уходит на согласования, звонки и уточнения.
  
  
• Невозможно посчитать, сколько стоит процесс — нет цифр.
  
  
• Менеджеры жалуются, что не знают, кто за что отвечает.
  
  
• Все ждут “ключевого” сотрудника, без него — простой.
  
  

Эти признаки — не просто дискомфорт. Это реальные потери: денег, времени, клиентов. А главное — это барьер для роста. Бизнес без системных процессов не может масштабироваться, потому что каждый следующий клиент или сотрудник увеличивает хаос.

Пример: типичный “плохой” процесс до оптимизации

Возьмём привычную задачу — согласование заявки на закупку.

Как выглядит процесс “до”:

1. Менеджер пишет заявку в мессенджер или на почту.
   
   
2. Руководитель закупок отвечает “ок” или “не сейчас”.
   
   
3. Никто не фиксирует решение.
   
   
4. Через 2 недели менеджер спрашивает, где заказ.
   
   
5. Выясняется, что согласование не было, или закупщик уволился, или поставщик перепутал позиции.
   
   
6. Срыв сроков, клиент недоволен, команда демотивирована.
   
   

Никто не виноват — просто процесс не работает.

Что делать: шаги по оптимизации бизнес процессов в организации

Шаг 1. Зафиксировать, как процесс работает сейчас

Не как он “должен работать”, а как он реально устроен. Мы в ПроКонсалт начинаем с интервью: спрашиваем каждого участника, что он делает и с кем взаимодействует. Часто уже на этом этапе видно: шагов больше, чем кажется, а логики — меньше.

Шаг 2. Найти потери

Время ожидания. Повторы. Ошибки. Простой. Задвоения. Всё это — потери. Их важно зафиксировать. Если есть цифры — отлично. Если нет — можно делать первичный тайминг и оценку ресурсов.

Шаг 3. Упростить

Ищем лишние действия и убираем их. Чётко определяем, кто за что отвечает. Назначаем ответственного за процесс в целом. Всё это должно быть не в голове, а в понятной схеме и описании.

Шаг 4. Внедрить систему контроля

BI-отчёт, CRM, ERP — в зависимости от задач. Важно: система не должна быть сложнее самого процесса. Если данные не вбиваются — значит, автоматизация сделана неправильно.

Шаг 5. Научить людей

Без этого даже идеальный процесс не заработает. Сотрудники должны понимать, зачем всё меняется, и как им с этим жить. Мы в ПроКонсалт всегда сопровождаем проекты — иначе регламенты просто лягут “в стол”.

Что даёт оптимизация: реальные эффекты

Когда процесс становится прозрачным и управляемым:

• Руководитель не тратит время на “разборки”.
  
  
• Сотрудники знают, что делать, и не бегают за согласованиями.
  
  
• Клиенты получают результат вовремя.
  
  
• У компании появляются данные — можно управлять, а не гадать.
  
  
• Бизнес становится масштабируемым: новых сотрудников легко вводить, старые не держат знания “в себе”.
  
  

Ошибки, которые мешают оптимизации

1. Пытаться “порешать” без изменений
   Переделать процесс — это не дать команду “работать лучше”, а изменить саму логику работы.
2. Навязывать изменения сверху
   Люди саботируют то, что не понимают. Лучше вовлекать сотрудников, делать их соавторами.
3. Автоматизировать хаос
   Бессмысленно ставить CRM в неуправляемый процесс. Сначала — структура, потом — цифровизация.

Вывод

Плохой процесс — это не катастрофа, а точка роста. Почти в любом бизнесе можно найти резервы прямо внутри текущей операционки. Главное — не бояться смотреть на процессы критично и системно.

Оптимизация бизнес процессов в организации — это не про “бюрократию”, а про деньги. Про стабильность. Про возможность расти без боли. И если делать это с умом — как мы в ПроКонсалт — результат ощущается уже через пару месяцев.